De meeste kmo-bedrijfsleiders hebben ondertussen op een of andere manier al wel ondervonden hoe belangrijk het is de prioriteiten van een bedrijf te kennen en te respecteren. Bovenaan de prioriteitenlijst mag best zeker ook de controle en evaluatie van de cijfers staan: groeicurve, omzetcijfers, rendementcijfers, reserves voor investeringen en dies meer. Wie daar vandaag geen rekening mee houdt, wordt daar vroeg of laat voor gestraft.
Dit houdt in dat een kmo verplicht is een stijgend belang te hechten aan de relatie met de boekhouding. Vaak gaat dat om externe adviseurs die vanuit hun onafhankelijke positie en hun ruim klantenbestand de expertise en ervaring hebben die de bedrijfsleiding van een kmo mist, want die moet in de eerste plaats aandacht hebben voor zijn vakgebied.
We nodigden volgende experts aan onze ontbijttafel uit, die voor de gelegenheid opgesteld stond in een van de vergaderzalen van San Marco Village te Schelle:
- Wilfried Baeb (A&T Group)
- Andy De Laet (Boekhoudkantoor De Laet en lid van de Nationale Raad van het BIBF)
- Geert Dilles (Accountingteam)
- Guido Kestens (Just Software)
- Luc Sterkens (ST & P)
- Ludo Van Loon (Antwerpse Fiducia)
- Patrick Van den Bosch (Fiduciaire Antwerpen)
- Jiri Vanhuynegem (Vanhuynegem Associates)
- Luc Verdyck (Fiduciaire Verdyck & Partners)
Iedereen is het erover eens dat accountancy een vakgebied is geworden dat een enorme evolutie heeft ondergaan. De gewone boekhouder is geëvolueerd naar een raadgever. Tijdens het debat dat volgt vatten een van de panelleden deze evolutie zeer duidelijk op als volgt: “Vroeger gaven onze klanten ons als boodschap mee: zorg dat ik niet teveel belastingen moet betalen. Nu stellen ze de vraag: hoe sta ik ervoor?” Dat is een wereld van verschil, het verschil tussen een middenstander en een ondernemer.
VRAAG 1
Hebben onze panelleden het gevoel– aan de hand van hun ervaring met hun klanten – dat de crisis die we gekend hebben, voor het grootste gedeelte ondertussen achter de rug is?
Geert Dilles: De crisis op zich is gepasseerd. Er is opnieuw optimisme bij de ondernemer. Er zijn meer nieuwe initiatieven, oudere initiatieven worden uit de koelkast gehaald. Dat optimisme wordt echter bemoeilijkt door een verstrengde houding van de bankier. Die baseert zich meer en meer uitsluitend op de balansen, en minder op het project zelf of het geloof in de ondernemer. De balansen die in het jaar 2010 worden neergelegd over het jaar 2009, met cijfers die nog sterk beïnvloed worden door de crisis, zullen voor een slechte(re) rating zorgen. Een goede rating is belangrijk om kredieten toegestaan te krijgen.
Luc Verdyck: De resultaten van onze klanten zijn in 2010 in elk geval een stuk beter dan deze van 2009.
Ludo Van Loon: Februari was nochtans een zeer zwakke maand in de transportwereld. Ik ben niet zeker dat alle gevolgen van de crisis al tot het verleden behoren.
VRAAG 2
Ik vermoed dat ik een open deur intrap door te zeggen dat belastingaangiften voor kmo’s en zelfstandige ondernemers jaar na jaar moeilijker en vooral complexer worden, echt specialistenwerk. Ook dit jaar zijn er weer nieuwe rubrieken bijgekomen. De burger moet zijn aangifte ten laatste op 15 juli 2011 indienen, de mandataris (accountant) ten laatste op 31 oktober 2011. Is het nog altijd stressen om de aangiften tijdig in te dienen?
Wilfried Baeb: Wij worden ermee geconfronteerd, we zijn verplicht om de termijnen te respecteren en dan hangt het van de klanten af hoe snel wij hun gegevens krijgen.
Patrick Van den Bosch: De attesten die wij nodig hebben om een aangifte correct in te vullen komen soms ook zeer laat binnen. Attesten van banken kwamen vroeger pas begin mei binnen maar daar is ondertussen al enige verbetering in opgetreden.
Luc Sterkens: Verzekeringsmaatschappijen sturen soms nog fiches op in juli en augustus. Meestal zitten die attesten bij de rekeninguittreksels. Er zijn dit jaar opnieuw zeer veel vakken bijgekomen. Heel veel met betrekking tot CO2. Dat vergt nieuwe, bijkomende inspanningen voor zowel onze klanten als onszelf. Er moet rekening mee gehouden worden.
Geert Dilles: Ik denk dat de meesten onder ons de tijd gebruiken die we toegestaan krijgen. We organiseren ons daarnaar. Mocht die timing opnieuw vervroegen, zullen we met z’n allen vaststellen dat we die aangiften ook tijdig verwerkt krijgen.
Wilfried Baeb: Bij kmo’s werken de zaakvoerders in de regel wel goed mee. Ze hebben het belang van correcte belastingaangiften of andere boekhoudkundige verplichtingen ondertussen wel begrepen.
Jiri Vanhuynegem: Sommigen leggen nog te veel de nadruk op pure boekhouding, terwijl onze taak toch heel erg geëvolueerd is naar accounting en rapportering. Het is onze taak om de bedrijven te laten evolueren naar entrepreneurs.
Patrick Van den Bosch: Waarom hebben wij geen pieken of dalen meer? Omdat we over het hele jaar heen tegen telkens nieuwe deadlines oplopen.
Luc Sterkens: We hebben verschillende types van ondernemingen. Grote bedrijven vinden het normaal dat ze op geregelde tijdstippen – driemaandelijks, maandelijks, wekelijks – over hun cijfers beschikken. Kleinere bedrijven hebben weinig tijd en durven de aandacht voor cijfers wel eens laten verslappen. Het is onze taak om hen bij de les te roepen.
Patrick Van den Bosch: Ik vind wel dat we in de goede richting aan het evolueren zijn. Vroeger was de vraag van de klant “Zorg dat ik niet teveel belastingen moet betalen”, terwijl ondertussen hoe langer hoe meer gehoord wordt: “Hoe staan we ervoor?”. Dat is een wereld van verschil.
Jiri Vanhuynegem: Deze evolutie heeft ook te maken met hoelang je al bestaat. Hoe meer ervaring je hebt, hoe sneller je ook meer aandacht aan het cijfermateriaal zult besteden.
Luc Verdyck: Waarom laat men de bedrijfsleiders ook niet op regelmatige tijdstippen aangepaste opleidingen volgen. Het attest “bedrijfsbeheer”, nodig voor het bekomen van een inschrijving in de Kruispuntbank Ondernemingen kan na een korte opleiding bij de RVA en/of andere instellingen vrij vlot bekomen worden. Wat het stressen betreft m.b.t. het indienen van aangiften in de belastingen, klopt het inderdaad dat het ieder jaar wel opnieuw een huzarenstuk is om deze aangiften tijdig te kunnen indienen.
Patrick Van den Bosch: De meeste zaakvoerders volgen wel degelijk een opleiding binnen hun vakgebied, maar niet als ondernemer.
Jiri Vanhuynegem: Daarom zijn initiatieven zoals deze van de Kamers van Koophandel met het Plato-project bijvoorbeeld, zo goed en zo nuttig. De overheid begint er zich ook meer bewust van te worden dat dergelijke opleidingen absoluut nuttig zijn. Er beweegt wel iets.
VRAAG 3
Volgens een recent onderzoek van ondernemersorganisatie NSZ en handelsinformatiekantoor Graydon, zijn er nog teveel kmo’s die niet correct kunnen inschatten of ze zich in de gevarenzone bevinden of niet. Uit het onderzoek blijkt dat ondernemers zich in veel gevallen meer laten leiden door perceptie dan door realiteit. Is dat ook de ervaring van de panelleden?
Patrick Van den Bosch: Bedrijven zijn sneller in de gevarenzone dan ze denken. Als het slecht gaat – om welke reden dan ook – moet je ondertussen toch ook je personeel blijven verder betalen en dat gaat wegen op de resultaten. En bedrijven willen in principe niemand afdanken.
Geert Dilles: De wetgever heeft ondertussen speciale procedures ingebouwd om hieraan te verhelpen tot op een bepaald niveau, de zgn. ‘alarmprocedures’. Dat verplicht de onderneming om verslaggeving op te maken wanneer er grote verliezen gemaakt worden t.o.v. het eigen vermogen. Die verslaggeving bevat de herstelmaatregelen.
Ik stel wel vast dat er een groot verschil in aanpak/mogelijkheden bestaat voor ondernemingen in moeilijkheden, tussen grote bedrijven en kmo’s. Daar waar grote internationale ondernemingen er blijkbaar in slagen om quasi verplicht collectieve looninleveringen/deeltijdse arbeid enzovoorts door te drukken, is dat voor een gemiddelde kmo onmogelijk.
Luc Sterkens: Bergop is altijd moeilijker dan bergaf. Men bemerkt soms te laat dat men bergaf aan het gaan is en een beweging stoppen die bergafwaarts snelt is zeer moeilijk, vaak zelfs onmogelijk.
Guido Kestens: Daarom is het zo belangrijk om ook aan kasplanning te doen.
Patrick Van den Bosch: Eigenlijk zou een kmo nog beter moeten leren budgetteren, voor zover dit bij kmo’s al bestaat. Door te budgetteren zie je de gevarenzone sneller op je afsnellen en kan je sneller en dus beter ingrijpen.
Wilfried Baeb: Het is toch soms wel moeilijk om kmo-bedrijfsleiders te overtuigen om zich meer met de cijfers bezig te houden. Wij werken voor een samenwerkende organisatie. Telkens wij de balans hebben opgemaakt, vragen wij alle betrokken partijen over welke onderdelen zij graag meer advies zouden willen krijgen. We hebben nooit van iemand iets gehoord.
VRAAG 4
Is het ook de ervaring van de panelleden dat onbetaalde – of (veel) te laat betaalde – facturen een gesel zijn voor veel ondernemers die hun werkbaarheid hierdoor ernstig aangetast zien? Zou de introductie van een “Belgisch betalingsorder” (cfr. Frankrijk en Spanje) naar jullie ervaring een oplossing bieden?
Wilfried Baeb: Een versneld betalingsgedrag zou vele bedrijven goed uitkomen. Onze eigen klanten komen ook voortdurend met excuses voor de dag waarom ze zo traag betalen, bv. omdat hun klant(en) niet betaalt. Het is een sneeuwbaleffect. Maar het is zeker juist dat een sneller betalingsgedrag alle partijen ten goede zouden komen.
Patrick Van den Bosch: Iedereen heeft wel eens een klant die in moeilijkheden zit. In principe weiger je niet om te werken voor een klant die je al jaren trouw is en plots problemen ondervindt. Er zijn natuurlijk grenzen.
Andy De Laet: De beroepsvereniging (Beroepsinstituut van Belgische boekhouders en fiscalisten-nvdr.) durft al wel eens leden op de vingers tikken wanneer ze zouden weigeren om voor een bepaalde klant niet te werken voor hij betaald heeft. In principe mogen we niet weigeren.
Luc Verdyck: Ik wil wel werken maar het is toch logisch dat men ook betaald wil worden voor zijn werk. De wet op de continuïteit van ondernemingen draagt ons op ons werk te doen, ook voor bedrijven in moeilijkheden.
Luc Sterkens: Sommige klanten hebben inderdaad ook een probleem. Klanten die leveren aan de horeca leven constant in de onzekerheid of ze betaald zullen worden of niet. Dat is een groot probleem. De horeca als klant is een zeer kwetsbare sector, de sector ook waar het grootst aantal faillissementen in voorkomt.
Geert Dilles: Het klopt dat een vertraging in betalingsgedrag merkbaar is, waarbij sommige sectoren meer getroffen worden dan andere. Voor een aantal onder hen is dat nefast in de uitbouw van hun onderneming. Een goede regeling om de incassering van onbetwiste facturen snel en goedkoop af te dwingen zou in dat kader welkom zijn. Het is daarbij belangrijk dat de regeling niet alleen snel moet afgerond zijn, maar ook dat ze niet duur mag zijn, anders zal dat, zoals op vandaag, een drempel veroorzaken voor de ondernemer in zijn kosten/baten analyse. We mogen dat soort regeling echter ook niet overroepen omdat het commerciële aspect van de relatie dikwijls een agressieve incassering in de weg staat. Dat het allemaal niet eenvoudig is kunnen we ook afleiden aan de kostprijs van een kredietverzekering of factoring.
Luc Verdyck: Ik heb een klant die 22.000 euro aan btw moest betalen en dit niet kon omdat dezelfde overheid zijn facturen maar niet betaalde. Hij kreeg toen van de belastingscontroleur te horen dat deze bereid was beslag te laten leggen op de bankrekening van de overheid indien hij kan bewijzen dat zijn vordering correct was.
VRAAG 5
Worden jullie makkelijk betrokken bij het indienen van kredietdossiers door jullie klanten? Wanneer een dossier afgewezen wordt, wordt dit dan door de bank gemotiveerd, met redenen omkleed?
Geert Dilles: Jawel, ik denk dat ieder van ons bij belangrijke kredietdossiers wordt betrokken. We stellen vast dat financiële instellingen tegenwoordig stroef zijn in kredietverlening. Ik heb er bij de eerste vraag al een beetje over gesproken. De beslissing is puur afhankelijk van de jaarrekening. Het geloof van de bankier in het project of de ondernemer is, bij de meeste banken, vrijwel niet meer aan de orde. Wij hebben een kredietspecialist in ons team die zelf uit de bancaire wereld komt. Die kent het reilen en zeilen van kredietcomités, wat erg belangrijk is om een dossier goed voor te bereiden en aan de bankier voor te stellen. Een goed voorbereid dossier is en blijft de basis.
Andy De Laet: Banken werken nog al te vaak met twee maten en twee gewichten.
Luc Verdyck: Vroeger geloofden de banken in de toekomstplannen van een onderneming indien deze goed in kaart gebracht werden. Nu heeft men alleen aandacht voor de cijfers. Banken aanvaarden geen dromen meer. De interpretatie van de cijfers is belangrijk. Recent werd een niet onbelangrijk krediet door de bank goedgekeurd en dit voor een nog op te richten vennootschap. In dit geval heeft de bank zich gebaseerd op het uitgebreid en goed gedocumenteerd financieel plan dat naar aanleiding van de oprichting van de vennootschap opgesteld werd.
Andy De Laet: Daarom is het ook zo belangrijk dat je over goede cijfers beschikt, die historisch opgebouwd worden en waaruit blijkt dat je wel degelijk goed bezig bent en vertrouwen verdient.
Geert Dilles: Het principe van de huisbankier bestaat haast niet meer. Vroeger had iedereen een huisbankier en die volgde alles op de voet. Nu liggen de andere banken op de loer en zijn het uitgerekend die andere banken, en niet de huisbankier, die dikwijls met een kredietvoorstel op de proppen komen en zodoende het dossier overnemen.
VRAAG 6
Uit onderzoek blijkt dat 85% van de bedrijven meedelen dat ze een vast overlegmoment hebben met hun accountant. Slechts 14,75% heeft dit niet. Klopt dat met jullie ervaring?
Patrick Van den Bosch: Wij hebben vaste afspraken om overleg te plegen, die verschillend kunnen zijn van klant tot klant en die afhankelijk zijn van de behoeften van de klant.
Geert Dilles: Wij hebben ook vaste afspraken met klanten om financiële resultaten te bespreken. Dat kan maandelijks zijn, driemaandelijks of zesmaandelijks, in functie van de wenselijkheid en afhankelijk van de grootte van de dossiers waarover gepraat moet worden. Elke klant zien wij minimaal tweemaal per jaar. Het is erg belangrijk om die proactieve rol als rechterhand adviseur op te nemen. Proactief betekent niet alleen dat het overlegmoment dikwijls ons initiatief is, maar betekent vooral dat we, vanuit de resultaten, over het lopende jaar en de toekomst praten, zodat tijdig de juiste beslissingen kunnen genomen worden. Dat overleg gaat overigens niet uitsluitend over de onderneming zelf, maar ook, en zeker in een kmo, over de bedrijfsleider zelf, m.b.t .persoonlijke ambities/plannen, pensioenopbouw, investeringen enz.
Andy De Laet: Sommige mensen moeten beschermd worden tegen zichzelf. Wij moeten hen daarop wijzen en aandringen op een gesprek opdat ze zouden beseffen hoe belangrijk het is.
Luc Verdyck: Voor de meeste klanten maken wij na de 6de maand en na de 9de maand van het lopend boekjaar een tussentijdse resultatenrekening op en wordt deze besproken met de klant. Voor de grotere kmo’s onder ons cliënteel wordt er maandelijks gerapporteerd. Deze werkwijze wordt door de klanten erg geapprecieerd.
VRAAG 7
Wat kunnen we onze lezers nog aanraden op het vlak van hun boekhouding en fiscaliteit? Waar zouden ze nog meer rekening mogen mee houden? Welk advies kunnen we hen nog meegeven?
Luc Sterkens: De vraag moet soms ook van de onderneming komen. Te vaak moeten wij aandringen op een gesprek, terwijl de onderneming uit zichzelf toch enkele vragen zou mogen hebben bij zijn cijfers. Ik raad iedereen aan om af en toe ook eens het initiatief te nemen zodat tijdig de juiste beslissingen kunnen genomen worden.
Wilfried Baeb: Ik zou de kmo zaakvoerders willen verzoeken: als wij iets opmerken, iets zeggen of iets aanbevelen, hou er dan ook rekening mee. Het is soms erg. Ik herinner mij een organisatie waarvoor wij de boekhouding deden. Uit de resultaten bleek dat het verstandig was een reserve aan te leggen voor een toekomstige investering. En wat gebeurde er? Bij de volgende algemene vergadering stond de parking vol met nieuwe, dure auto’s. Van het reservefonds was geen sprake.
Luc Verdyck: Ik wil de bedrijfswereld op het hart drukken: hecht belang aan je boekhouding. Let op je vermogen. Wees bereid daarvoor een correcte prijs te betalen. Het gaat over je toekomst en over de toekomst van je bedrijf.
Geert Dilles: Ik wil nog het belang van budgetteren meegeven. Ik ben een grote voorstander voor de jaarlijkse opmaak van budgetten. Je wordt gedwongen om stil te staan bij zowat alle aspecten van je onderneming, en projecteert daarmee de impact van beslissingen die je wil nemen. Het is bovendien erg leerrijk om periodiek het vergelijk te maken tussen het budget en de realiteit. In vele gevallen is het zinvol om in het verlengde van het budget, een cashplanning te maken.
Patrick Van den Bosch: Bedrijven moeten weten dat wij meer dan alleen maar de wettelijke verplichtingen doen. Wij zijn vertrouwd met cijfers, hebben ervaring met verschillende bedrijven en kunnen aan de hand van de cijfers nog veel meer nuttig werk verrichten voor een bedrijf.
Andy De Laet: Het is niet omdat je belastingen moet betalen dat je een slechte boekhouder hebt. Gebruik het advies van uw boekhouder en je zal ondervinden dat je er beter van wordt.
Ludo Van Loon: De boekhouder is het verlengstuk van de bedrijfsleiding. De wisselwerking zorgt voor een beter begrip en een grotere welstand.
Guido Kestens: Concentreer je op de hoogste prioriteit eerst. Maak tijdig je facturen en volg de betaling ervan op de voet op. Zorg voor goede software zodat je de cijfers dagelijks onder de ogen hebt. Door de cijfergegevens te automatiseren leer je snel en veel.
Er komt heel wat kijken bij de opbouw van een zelfstandig beroep of een bedrijf. Starters mislukken vaker – zo leren de statistieken ons – door een slechte voorbereiding dan door echte pech. Wie zonder dossierkennis, zonder degelijke voorbereiding van start gaat, neemt grote risico’s. Uit de actualiteit blijkt dat de levensduur van een eigen zaak eerder kort is wanneer men zich niet grondig heeft voorbereid. Wie zonder grondige voorbereiding van start gaat moet nadien – wanneer het opzet mislukt – niet komen mekkeren dat hij of zij pech heeft gehad.
Hetzelfde geldt voor alle bedrijven natuurlijk, maar bij starters merk je sneller het gebrek aan dossierkennis als ondernemer, dan bij gevestigde bedrijven. Maar ook zij brengen zich in een slachtofferrol wanneer ze onvoldoende lessen trekken uit hun cijfers. De enige die cijfers kan omzetten in strategische vuistregels is de boekhouder. Hij kan vanuit zijn ervaring (met andere klanten) resultaten beoordelen en accenten leggen die van het grootste belang zijn voor de toekomst van een bedrijf.
Foto’s: Luc Peeters/Pixelshop
Nuttige links:
www.bibf.be
www.accountancy.be
